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E-Mail Archivierung

GOPAS-Maildepot

Die gesetzeskonforme E-Mail Archivierung.

E-Mails müssen ab dem 01.01.2011 gesetzeskonform archiviert werden.

GOPAS-Maildepot bietet Ihnen nicht nur eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung, sondern gibt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit auf alle seine gesendeten und empfangenen E-Mails zuzugreifen. Das aufwendige Sortieren und Suchen entfällt. Jede E-Mail ist nur zwei Mausklicks entfernt. Die intuitiv bedienbare Benutzerkonsole ermöglicht es gezielt nach E-Mails zu suchen, in einer Vorschaufunktion den Überblick des Inhalts zu bekommen und sich bei Bedarf die E-Mail erneut als Kopie ins Postfach zustellen zu lassen.

Das bietet GOPAS-Maildepot:

  • Einfache Wiederherstellung versehentlich oder vorsätzlich gelöschter E-Mails
  • Volltextindizierte E-Mail Suche (inklusive Anhänge)
  • Spam kann von der Archivierung ausgeschlossen werden
  • E-Mails werden nur einmal und komprimiert archiviert
  • Geschäftsjahresbezogene Auslagerung und Konvertierung möglich
  • Integration der Benutzerkonsole in Microsoft® Outlook
  • Interner E-Mailverkehr und vorhandene Postfächer sind nachträglich unter Microsoft® Exchange archivierbar
  • REDDOXX® Basistechnologie
  • Automatische, revisions- und manipulationssichere Archivierung

In Kombination mit GOPAS-Antispam reduziert sich das zu archivierende Volumen um ca. 95%, da Spam vor der Archivierung gelöscht wird.

GOPAS-Maildepot wird, wie GOPAS-Antispam, zwischen Firewall und E-Mail-Server installiert und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen. Gleichzeitig garantiert diese Lösung, dass wichtige Nachrichten nicht versehentlich – oder bewusst – gelöscht werden.

 

Juristische Grundlagen zur E-Mail-Archivierung

Da sich die rechtlichen Vorgaben zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung aus sehr verschiedenen Gesetzen zusammensetzen, geben wir Ihnen hier einen Überblick über die wichtigsten juristischen Grundlagen des Gesetzes. Denn nur wer einen Überblick über die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schützen.

Dauer der Archivierungspflicht
Gemäß § 147 AO sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.

Steuerrechtlicher Bezug
Sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug sind aufzubewahren. Neben den
Handels- oder auch Geschäftsbriefen sind auch all diejenigen versendeten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind (§ 147 AO), insbesondere

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse,
  • Lageberichte,
  • die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und   Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen, aber auch versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege oder sonstige Inhalte, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Art der Speicherung
Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren.

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